Personvernerklæring/Cookies

Å behandle andres personopplysninger handler om grunnleggende respekt for privatliv og retten til å selv å bestemme over egne personopplysninger som nedfelt i den europeiske menneskerettighetskonvensjon (EMK) artikkel 8 og Grunnloven § 102. Å «behandle» slike opplysninger er å bruke personopplysninger. Eksempler på slik behandling er når VKM samler inn opplysninger, registrerer, tilrettelegger, setter sammen med andre opplysninger, lagrer eller gjør tilgjengelig. Når VKM behandler personopplysninger, har vi (ved direktør) ansvar og plikter etter personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR) knyttet til de personopplysningene vi har tilgang til. VKM behandler personopplysninger i henhold til lovverket.

Hvorfor får VKM tilgang til personopplysninger?

VKM får tilgang til personopplysninger når vi utfører våre pålagte oppgaver; de opplysningene må vi behandle i tråd med lovverk. Vi behandler korrespondanse i form av e-post og telefonsamtaler, og saksbehandler og arkiverer i fag-, fil- og arkivsystemer. Vi behandler opplysninger i forbindelse med offentlige innkjøp, ansettelsesforhold, høringsinnspill, gjennom lister over møte- og seminardeltakere samt intranett. Vi sikrer våre lokaler og fagsystemer gjennom blant annet oversikt over personer som har tilgang til lokalene våre, aktivitetslogging i fagsystemer, kameraovervåkning og ved drift, utbedring og arbeid med nettstedet vkm.no.

Lover og regler når vi behandler personopplysninger

VKM behandler personopplysninger blant annet etter bestemmelsene i personopplysningsloven, personvernforordningen, arbeidsmiljøloven, statsansatte loven og arkivloven. Vi samler inn og behandler opplysninger enten fordi har vi grunnlag i lov eller forskrift, eller fordi vi har fått samtykke fra den det gjelder.

Slik får VKM personopplysninger

Måten VKM får tilgang til personopplysninger på, varierer med hvor opplysningene opprinnelig stammer fra. Det kan være i forbindelse med saksbehandling, høringsinnspill, gjennomføring av møter og besøk, utveksling av e-poster og telefonsamtaler, samt offentlige anbud.
VKM behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar, for eksempelopplysninger som er nødvendige for å utbetale lønn, og opplysninger om den enkeltes arbeidsinstruks. Vi bruker opplysningene for å regulere arbeidsforholdet og ivareta vår rolle som arbeidsgiver. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arbeidsmiljøloven, statsansatteloven, personvernforordningen, personopplysningsloven og arkivlovgivningen.

Vi tar imot og svarer på e-post i Outlook. Personopplysninger som du oppgir i e-poster til oss er omfattet av hva som er arkivverdig etter arkivloven og arkivforskriften, og slike henvendelser skal lagres i arkivsystemet Public 360. Her vil vi behandle personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon. Slik registrering, lagring og oppbevaring vil skje i henhold til arkivlovgivningen.
Bruk aldri e-post når du skal oppgi sensitiv informasjon til VKM!

Hvem har tilgang til personopplysninger?

Ansatte i VKM som har som oppgave å håndtere VKMs oppgaver på respektive områder, vil ha tilgang til personopplysninger fra registre og undersøkelser knyttet til den aktuelle oppgave, for eksempel i forbindelse med å lage en risikovurdering.
Opplysninger hentet i forbindelse med saksbehandling og forretningsdrift vil være tilgjengelig for ansatte som har hatt saksansvar.

Slik tar VKM vare på personopplysninger

VKM lagrer personopplysninger i ulike databaser. Tilgang til disse databasene er strengt tilgangs- og behovsstyrt.

VKM er underlagt kravene til forsvarlig behandling av personopplysninger i personvernforordningen, personopplysningsloven og andre lover som er nevnt tidligere. Det er strenge betingelser knyttet til å behandle personopplysninger. VKM er nøye med å verne om opplysninger om den enkelte.

Våre ansatte er underlagt taushetsplikt. Brudd på taushetsplikten er straffbart.

Hvor lenge oppbevarer VKM personopplysninger?

Lagringstid avhenger av grunnlaget for opplysningene.
Opplysninger vi samler inn ved samtykkebasert undersøkelse, lagres i henhold til det aktuelle samtykket som er gitt og grunnlaget for det.

Hvem utleverer VKM personopplysninger til?

Enkelte databehandlere, særlig underleverandører som leverer datasystemer, programvare og tekniske løsninger, vil noen ganger ha tilgang til personopplysninger. Disse kalles for «databehandlere» og gis noen ganger adgang til personopplysninger for å kunne levere, oppgradere og rette feil i våre systemer. Det er strenge betingelser for slik tilgang, og arbeidet utføres under streng kontroll av VKM. Leverandørene er pålagt taushetsplikt.

Rettigheter når du er registrert

Etter personvernforordningen og tidligere nevnte lover har de registrerte flere rettigheter overfor oss som behandler personopplysninger.

Personopplysninger på vkm.no

Nettstedet www.vkm.no blir utviklet og vedlikeholdt av SiteVision, som også drifter serverne. Når du åpner en nettside, lagres små tekstfiler, informasjonskapsler (cookies) i nettleseren din. Ifølge lov om elektronisk kommunikasjon (ekomloven) § 2-7b, har du krav på å få vite og godkjenne hvilke opplysninger som lagres, hva opplysningene brukes til og hvem som benytter dem. Du kan selv regulere hva du tillater av informasjonskapsler. Les mer om det på Slik administrerer du informasjonskapsler hos Nettvett.no.

Følgende informasjonskapsler brukes på VKM.no:

• SiteVisionLTM: Brukes for å garantere at skjema som vises er fra dette nettstedet og ikke er forfalsket. Informasjonskapselen blir slettet når nettleservinduet lukkes.
• JSessionId: Brukes for å holde oversikt over hvilke sider på nettstedet du har vært innom. Denne brukes for eksempel for å markere lenker du har trykket på med annen farge enn de du ikke har trykket på. Informasjonskapselen blir slettet når nettleservinduet lukkes.
• Google analytics_ga: Brukes av webanalyseverktøyet Google Analytics for å skille brukere og brukersesjoner. Informasjonskapselen blir lagret i 14 måneder. Vi bruker Google Analytics for trafikkmåling- og analyse av nettstedet. Vi har en egen databehandleravtale med Google som regulerer hvordan de behandler personopplysninger.
• __gat: Brukes for å bedre ytelsen til webanalyseverktøyet Google Analytics. Informasjonskapselen blir lagret i 10 minutter.
• _gid: Brukes av webanalyseverktøyet Google Analytics for å skille mellom ulike brukere. Informasjonskapselen blir lagret i 24 timer.

Seminarpåmelding og informasjonsvarslinger

De som ønsker det kan melde seg på ulike seminarer på vkm.no. Du legger selv inn din egen e-postadresse. Vi bruker MailChimp som databehandler, og bruker e-postadressen kun til å distribuere informasjon om seminarene. Du kan når som helst slette deg fra nyhetsbrevene. E-postadressen blir da også slettet fra MailChimp. Adressen blir også slettet dersom den ikke lenger er i bruk. Vi har en egen databehandleravtale med MailChimp som regulerer hvordan selskapet behandler personopplysninger.

Innsending av opplysninger via kontaktskjema

Informasjon som du legger inn på de ulike kontaktskjemaene på vkm.no blir sendt videre til rette avdeling hos oss i VKM som e-post. Vi tar imot og svarer på e-post på Outlook. Personopplysninger som du oppgir i e-poster til oss er omfattet av hva som er arkivverdig etter arkivloven og arkivforskriften, og slike henvendelser skal lagres i arkivsystemet Public 360. Her vil vi behandle personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon. Slik registrering, lagring og oppbevaring vil skje i henhold til arkivlovgivningen.

Bruk aldri e-post til å oppgi sensitiv informasjon til FHI!

Mediehenvendelser

Mediehenvendelser til VKM kan bli logget. Dette gjør vi for å kunne følge opp og sørge for at du får svar på det du lurer på, samt å ha en oversikt over mediehenvendelser. Loggingen er basert på samtykke med deg som tar kontakt med oss. Vi skriver inn navn og kontaktinformasjon til deg som tar kontakt, hva henvendelsen gjelder og hvem som har svart hva. Dersom du ikke ønsker at informasjon om deg og henvendelsen skal logges, eller du ønsker at vi skal slette personinformasjon fra systemet, gi oss beskjed enten på vkm@vkm.no eller telefon direkte til pressekontakten.

Databaser

VKM har plikt til å sørge for generell informasjon om databaser det er dataansvarlig for. Prosjektledere og dataforvaltere i risikovurderinger og prosjekter ved Vitenskapskomiteen for mat og miljø skal dessuten sørge for åpenhet rundt bruken av opplysninger. Du som enkeltindivid har som hovedregel rett til informasjon om hvilke opplysninger som er registrert om deg, og rett til innsyn i opplysningene. Merk at det er gjort noen begrensinger i rettighetene til innsyn, retting og begrensning av behandling, jf. personopplysningsloven § 17.

Det er viktig at databaser inneholder riktige og fullstendige opplysninger, og Vitenskapskomiteen for mat og miljø bruker store ressurser for å kvalitetssikre opplysningene. Dersom du mener opplysningene som er registrert om deg likevel er mangelfulle, kan du i utgangspunktet kreve dem rettet, og/eller slettet. Ta kontakt via epost adresse vkm@vkm.no, men ikke send sensitiv informasjon.

Du har i utgangspunktet rett til informasjon om hva slags behandling av opplysninger Vitenskapskomiteen for mat og miljø foretar i samtykkebaserte undersøkelser og i forskningsprosjekter.

Kontakt personvernombudet i VKM

Du kan kontakte personvernombudet ved å sende en e-post til erlend.bakken@fhi.no, ringe 53 20 40 82 eller mobil på 48 10 22 01, eller sende brev til Personvernombudet, Vitenskapskomiteen for mat og miljø, Postboks 222 Skøyen, 0213 Oslo.

Datatilsynet tar imot klager

Hvis du mener at VKM behandler personopplysninger på en ulovlig måte, kan du kontakte Datatilsynet på deres nettside Hvordan klage til Datatilsynet.